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試論項目管理軟件PROJECT在施工項目管理中的運用

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 一個大型項目的管理本身是一個龐大的系統工程,除了各種事務外,項目管理的好壞主要取決于各種管理技術的運用。項目管理的目標是充分調節好各種資源的使用,使成本最少、效果較好地完成項目要求。與項目管理有關的管理技術主要包括如下內容:進度管理(網絡技術)、質量管理(統計、控制技術、質量成本)、造價管理(技術經濟評價法、價值工程)、綜合管理(目標管理)。這些管理技術的實施以往主要建立在手工的基礎上,實際效果不太理想,表現在:一是工作量大,較難對項目產生多方案;二是難以應付項目在實際進展中一有變化而要求計劃快速作出調整的情況;三是難于作出各種要素聯系、周密的計劃、分析和報告。

管理技術的實施依賴手工實現只能停留在理論的或較低的水平,真正在項目管理中發揮各種管理技術的作用,必須在計算機上實現。在計算機技術高度發展的今天已為項目管理提供了優秀的軟件工具,通常的項目管理軟件有:MICROSOFT公司的MICROSOFT PROJECT SYMANTEC公司的TIME LINE 6.0,SCITOR公司的PROJECT SCHEDULER 6,COMPUTER ASSOCIATES INTERNATIONAL公司的CA-SU-PERPROJECT。這里主要討論項目管理軟件PROJECT在施工項目管理中的運用。

PROJECT是一個用于項目管理的優秀應用軟件,它根據項目管理的原理,用計算機軟件搭建模型,來模擬項目管理的建立和實施,并通過一系列與項目管理有關的圖表來完成對項目的管理。

PROJECT對項目管理模型的定義是極其完美的。在PROJECT看來,項目管理的核心內容是對任務、資源的控制與管理,并以最小成本、最快進度完成項目。PROJECT的任務由任務名稱、任務期限和各種關聯性組成;PROJECT的資源由資源名稱、縮寫、最大可用數、成本(標準費率、超時費率、單價和計費方式)、基本日歷、群體名稱和代碼組成。日程控制按情況分為資源驅動和固定日程兩種方式控制。資源驅動的日程控制方法中,任務完成期限、任務預計開始結束時間與資源賦予多少有關,增加資源可縮短進度,在這種情況下,成本與進度可換;固定日期的日程控制方法對任務完成期限與資源賦予多少無關,任務進度確定,進度與成本無關。PROJECT的成本核算依賴于資源的使用,根據資源標準費率、超時費率和單價三項,及其在任務中預計和實際使用情況便匯總出項目的預算成本和實際成本。

對于PROJECT的項目,任務、資源、進度和成本是緊密聯系的,他們組成一個完整的系統,在這個系統中,任何一項發生變化都會反映到項目關聯的其它各個部分,譬如,任務發生調整就會影響到資源、進度和成本方面的變化;資源配置的變化或費率的變化會影響項目的進度和成本;進度調整會影響成本,甚至反過來影響到任務、資源的調整。上面這種聯系性在一個系統中自動實現,這種特性體現了PROJECT的優越性,它使項目管理人員可以迅速了解項目的局部調整對整體項目的影響情況,另一方面也為項目管理人員主動動態地調整優化項目管理,產生多方案提供了快速、高效的手段。

為系統地、直觀地提供用戶實現項目管理工作,PROJECT面向用戶精心設計了一套相互聯系的圖表,主要包括:甘特圖、PERT圖、資源輸入表、資源統計圖、資源使用表、任務輸入表、任務PERT圖、任務表等;對整個項目,為方便用戶提取經過組合的和按條件選取的信息,PROJECT提供表格(TABLE)和過濾器(FLTER)以實現各種信息提取;另外,在報表輸出方面,PROJECT提供缺省的七套報表,包括任務報表、資源報表、周期性資源報表、月歷報表、基本月歷報表及項目概要報表;對打印報表用戶也可按需要自行設計制作。通過對這些圖表的操作使用,用戶完成自己的項目管理變得極其容易。

PROJECT在用戶操作界面上和WINDOWS操作系統一樣。PROJECT 軟件是面向對象(OOP)技術的產物。所謂面向對象,簡言之,軟件以對象為單位進行組織。一個對象可以是一組數據和其相關操作的有機組合。面向對象的特性反映到用戶操作使用上,變成用戶的操作直接針對自己的問題,而不關心計算機中間實現過程。PROJECT同樣具備下拉菜單、工具條和對話框等功能完美的操作界面。下拉菜單由菜單條、菜單和命令組成。系統菜單提供了項目管理所需的完整的實用操作功能,包括文件、編輯、瀏覽、表格、過濾器、格式、宏、配置、窗口和幫助等項目的服務,其中瀏覽項目根據菜單選項不同的功能,用戶可方便地完成自己項目的建立、資源分配、項目控制、系統定制以及資料報告打印等全部管理工作。工具條是PROJECT的另一出色的操作界面,它提供的功能和下拉菜單基本一致,但它更為直觀地方便用戶操作,用戶用工具條操作就象電子儀表操作人員按按鈕操作儀器儀表一樣,譬如,用戶要打印屏幕上的資料,只需用鼠標點一下工具條中的打印機即可。對話框是用戶在操作過程中與系統交換信息的窗口,對操作中需要說明的參數和設置,對話框會直觀地與你對話。

在以上基礎止,WINDOWS環境的許多操作特性同樣包含在PROJECT中,對于多字體選擇、打印控制、與其它應用軟件間的數據交流(如同EXCEL, WORD,POWERPOINT等軟件)以及對象的鼠標拖動操作等功能,在PROJECT中同樣表現得淋漓盡致。所有這些使PROJECT的操作、使用更加簡練方便。下面簡略說說PROJECT實際參與施工工程項目管理的使用問題。

一個大型土木工程項目從產生,發展到結束的一個完整生命期一般經歷如下一個過程:招標書的研究、施工大綱、預算書(投標書)的編制、項目計劃的編制(產生任務)、項目的執行和調整(實現)、工作量的統計、最后總決算及編制內業資料等。PROJECT適用于這一過程的每一步。一般地說,一個項目開始前總有一個系統的規劃,對項目的時間限制、資源限制、技術限制及經濟效益狀況等作出總體分析,在可行情況下,結合PROJECT項目管理的要求,開展項目管理的工作。在使用PROJECT前,首先,按照項目要求界定任務(TASk),一個大型項目可分解成一系列小項目;第二步,就項目所需的資源配置作出系統規劃,施工工程的資源主要包括人工、材料和機械設備三方面的數量和費率情況。在完成這兩方面的工作后,便可使用PROJECT開展項目管理。

這里介紹一下使用PROJECT的一般步驟:
一、項目建立
1.設置計劃日歷。計劃日歷是整個項目推進過程中作為參考基準的日歷,它決定工作時間,據此確定工作日和休息日,如五天工作制就是一種工作日歷。當然,根據需要可另行設置。
2.建立資源庫。將上面資源配置規劃中的各種資源輸入資源庫。
3.設置資源日歷。因為各種資源有不同的使用特點,如:人有8小時/天工時限制,而機械設備不需要休息。因此,不同資源需設置不同的資源日歷。
4.任務輸入。將上面界定的各種任務輸入PROJECT的任務表。
5.建立任務之間的關聯性。ROJECT的任務與任務之間有關聯和無關聯之分。關聯指一個任務的開始依賴于另一任務的執行情況,任務間有前后次序關系;無關聯則反之。
6.資源配置。將資源庫中的資源分配到不同的任務中;當然,用到新的資源時,可以一邊輸入到資源庫,一邊分派到任務。
7.顯示、選取管理信息,打印各種管理報表。根據不同的需要,得出把握整個項目的控制信息。

二、項目控制
1.項目追蹤。項目追蹤可以幫助解決在項目管理上時常遇到的幾個問題,如:目前的日程是否和計劃相違背?如果某些任務延遲和提早是否影響項目進程?成本是否會超過預算?一般地說,一個項目追蹤可由下列三步驟組成:A.設置比較基準線(Base line);B.設置實際任務進度;C.產生比較信息。比較實際發生的日程與基準線所顯示的日程,這樣可以很快檢查項目的進度,并且可以發現哪些任務發生拖延現象,或者可以發現是否需要額外資源,成本是否會增加等。
2.資源調整。在資源分配中,常常發生資源沖突,如:資源需求數超過可使用數時;同一資源分配到不同任務中,而不同任務發生在同一時間時。另外,在實際進度與計劃發生差異時,會影響到成本和時間上的變化,在資源分配上也可能發生沖突。針對這些情況,資源必需進行調整。PROJECT系統利用資源自動分級的作法解決資源分配沖突問題。另外,手工辦法也可幫助解決資源沖突問題。
經過以上一系列步驟,基本上完成了整個項目的管理和控制。
實際上,PROJECT的功能是遠遠超過上面所能說清楚的,如果一個項目負責人具備了全面的項目管理知識和經驗,又能真正用好PROJECT,那么項目管理的質量與效率是不可想象的,由此產生的價值也是巨大的。

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